GANAR BIENESTAR GESTIONANDO MEJOR NUESTRO TIEMPO

29-04-2017

Llevo muchos años escuchando a muchas personas que les falta tiempo para hacer  esto o aquello, tanto en su vida profesional como en su vida privada, y en bastantes ocasiones no son pocas las tensiones que les produce una mala gestión del tiempo.

Cierto es que se ha escrito mucho sobre este tema, por lo que mi objetivo en este articulo no es otro que el de destilar algunas ideas importantes sobre la gestión del tiempo que espero puedan ser de utilidad, sin entrar en profundidad sobre el mismo ya que hay muchos libros que abordan esta temática.

La falta de tiempo o la sensación que tenemos de no llegar a todo lo que queremos hacer, puede causar estrés y ansiedad, trastornos que ya de por sí abundan en demasía en nuestra sociedad actual y cuyas consecuencias pueden afectar a nuestra salud física, mental y emocional. Por todo lo dicho me parece fundamental realizar una buena gestión del tiempo si queremos ganar en salud y bienestar.

Con el fin de poder realizar una óptima gestión del tiempo será fundamental distinguir entre las distintas tareas o actividades que desarrollemos o queramos desarrollar, sea en el terreno profesional, en el personal o en ambos. Si además lo que queremos es equilibrar y conciliar la vida profesional y personal, será fundamental realizar una óptima gestión del tiempo.

En primer lugar es importante distinguir entre diferentes tipos de tareas:

Tareas urgentes

  • Las tareas urgentes son en muchas ocasiones tareas imprevistas que no podemos controlar. La urgencia es una cualidad asociada al tiempo, que aumenta a medida que nos queda menos tiempo para hacerlas, como en función del volumen de las tareas a realizar. Ejemplos:
  • Entre dos tareas que requieran el mismo o parecido tiempo de realización, la que tenga fecha límite antes será la mas urgente.
  • Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente será la que lleve más tiempo hacerla.
  • Una tarea sin fecha límite nunca será urgente.

Tareas importantes

  • Las tareas importantes normalmente las conocemos con antelación y son importante por sus consecuencias, sabemos que al dejarlas de hacer las consecuencias que sufrimos son graves, y éstas son un indicador de que son tareas importantes, La buena noticia es que son tareas que se pueden planificar a medio y largo plazo. La idea es que las tareas importantes no se conviertas en urgentes.

Tareas de bajo rendimiento  (rutinarias)

Son las tareas que realizamos normalmente todos los días que son repetitivas y rutinarias, y que en muchas ocasiones el tiempo que les dedicamos es muy superior al tiempo que les dedicaríamos si las tuviéramos bien identificadas

Tareas de alto rendimiento (relacionadas con nuestros objetivos)

Son las tareas que están conectadas con nuestras metas y objetivos profesionales o personales y es clave tenerlas identificadas y estimar el tiempo que necesitamos para poderlas realizar cada día, semana, etc. ya que de lo contrario las tareas rutinarias nos pueden robar el tiempo necesario para poderlas hacer o bien se conviertan en tareas importantes y urgentes por no haberlas identificado o planificado con antelación, lo cual puede generar más estrés, agotamiento, desmotivación, fracaso, etc.

Aprendamos a reconocer a los ladrones de tiempo

¿Que son los ladrones de tiempo? Puede ser cualquier actividad, persona o circunstancia que interfiere en nuestra actividad y en la consecución de nuestros objetivos, robándonos el tiempo que ibamos a emplear en otra actividad de alto rendimiento y por ello importante para nosotros.

Podemos clasificar a los ladrones de tiempo en tres grupos:

  • Los de nuestros entorno: correos, internet, whatsapp, reuniones poco planificadas, televisión, ruidos, etc.
  • Los producidos por otras personas: visitas imprevistas, interrupciones, falta de puntualidad, llamadas de teléfono, etc.
  • Nosotros mismos: por desorganización, improvisación, falta de disciplina, poca constancia o voluntad, no saber decir no, no tener claras las prioridades, etc.

En definitiva se trata de identificar cuál o cuáles de estos ladrones de tiempo son los que están  interfiriendo en nuestras tareas diarias, cuáles son los que más frecuentemente nos roban más tiempo y para ello será necesario que los registremos durante un tiempo para poder actuar sobre ellos. Es decir si no los definimos, difícilmente los podremos medir, y si no los medimos, es poco probable que los podamos cambiar.

Cómo gestionar el tiempo de manera más eficaz

Una vez identificados los ladrones de tiempo, las tareas importantes, las urgentes, las tareas de alto rendimiento y las de bajo rendimiento, podemos adoptar algunas técnicas y hábitos que nos pueden ayudar a mejorar nuestra salud y bienestar como:

  1. Priorizar las actividades o tareas más importantes es fundamental para tener un buen control de nuestro tiempo sin olvidar dejar un margen de tiempo para posibles imprevistos.
  2. Planificar y programar las tareas que queremos realizar en el tiempo, al día siguiente, a la semana, al mes…  con una asignación realista de los tiempos y teniendo en cuenta posibles imprevistos y los objetivos que queremos alcanzar con las mismas.
  3. Aprender a asignar el tiempo de cada tarea, en el caso de que nos resulte difícil asignar el tiempo de las tareas que realizamos habitualmente, podemos registrarlas durante unas semanas para ver el tiempo que invirtimos en cada una de ellas. Con los datos obtenidos podremos realizar una mejor planificación y programación de las mismas.
  4. Aprender a decir NO, ya que en muchas ocasiones nos sobrecargamos de tareas que no podemos realizar de forma eficiente, y además pueden interferir en nuestros metas y objetivos. Saber decir que NO es un derecho asertivo que debemos ser capaces de ejercer.
  5. Pedir ayuda o delegar  tanto si se trata del ámbito profesional como en el personal, saber qué delegar o para qué pedir ayuda es algo fundamental.
  6. Hacer lo planificado  y no posponer es fundamental ya que si lo retrasamos nos obliga a replanificar todo lo que teníamos previsto.

10 Cosas que no debemos olvidar para realizar una buena gestión del tiempo

  • Define y decide tus objetivos. Como no siempre será fácil definir nuestros objetivos o metas y saber si los hemos alcanzado, un buen método para poderlo hacer es utilizar  los objetivos o metas  SMART del acrónimo inglés que hace referencia a las características básicas que deben tener los objetivos inteligentes:
    • Specific (específico). El objetivo tiene que ser lo más concreto posible. Tenemos que saber qué hacer y cómo.
    • Measurable (medible).  El objetivo debe ser medible, por lo que ha de ser una meta cuantificable. En algunos casos es complicado pero debe ser posible medirlo para poder analizar el resultado y ver si tenemos que cambiar de estrategia.
    • Attainable (alcanzable): El objetivo debe ser ambicioso, un reto para nosotros pero posible. Hay que dar la posibilidad de reajustar los objetivos si hay cambios en el entorno.
    • Realist (Realista): Debemos tener objetivos dentro de nuestras posibilidades (tanto por nuestros recursos disponibles, como por nuestra motivación por lograr dicho objetivo).
    • Timely (Tiempo): Hay que tener establecido una línea de temporal, cada objetivo debe estar definido en el tiempo, ya que nos ayudara a marcar las distintas etapas que nos permitirán llegar a la meta propuesta.
  • Planificar nuestras actividades es fundamental para alcanzar los objetivos o metas que nos propongamos.
  • Asignar a cada actividad o acción el tiempo necesario para que nos ayuden alcanzar nuestros objetivos.
  • Comenzar con lo más importante.
  • Continuar con nuestro programa, salvo que surja algo más importante y seguramente urgente que requiera nuestra atención, teniendo en cuenta que no siempre lo que se nos presenta en la realidad como urgente es importante.
  • Hacerlo ya, no dejarlo para más adelante, no seamos campeones de la procrastinación.
  • Concentrarnos en una sola tarea o asunto a la vez, de lo contrario nos dispersamos y malgastamos energías.
  • Acabar lo que empezamos, resulta fundamental para ir avanzado en la consecución de nuestros obejtivos.
  • Hacer el mejor uso de nuestro tiempo, nuestro próximo minuto, hora, día, semana….
  • Tomarnos tiempo para nosotros, dentro de la gestión del tiempo tenemos que dejar un espacio para nuestro desarrollo personal, para disfrutar de la vida,  del ocio, de la familia, etc.

Estoy convencido de que una buena gestión del tiempo, una gestión inteligente y eficaz del mismo, nos puede liberar de muchas tensiones y del exceso de estrés, cierto es que requiere un esfuerzo pero creo que realmente vale la pena ya que ello repercutirá de forma muy positiva sobre nuestra salud y bienestar.

FOTO GESTIÓN DEL TIEMPO

Si quieres puedes enviar tus consultas al siguiente correo: psicopalancia@gmail.com y en 24-28 horas te responderé personalmente. Francisco Ronda Guillem. Psicólogo Sanitario. Colegiado CV-09038.

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